🚀 Erfolgreiches Onboarding bei der H&B: Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für einen reibungslosen Start

💬 Hey Debi, was waren die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein reibungsloses Onboarding bei der H&B?

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Ein entscheidender Punkt war, dass wir das Projekt nicht als blosse Einführung eines Tools gesehen haben, sondern als echte Veränderung im Arbeitsalltag. Deshalb haben wir bereits vor dem offiziellen Onboarding die Ziele gemeinsam mit der H&B definiert. Das hat uns geholfen, den gesamten Rollout strukturiert aufzusetzen und gleichzeitig die Erwartungen auf beiden Seiten zu managen.

Besonders wichtig war auch die  frühe Einbindung der sogenannten „Champions“, also ausgewählte Mitarbeitende mit vertieftem Wissen zur Plattform und erweiterten Rechten. Sie wurden von mir zuerst geschult und hatten dadurch die Möglichkeit, ihre Teams im weiteren Verlauf nicht nur fachlich zu unterstützen, sondern auch als  interne Expert:innen zu begleiten. Diese gezielte Rollenverteilung hat wesentlich zur Akzeptanz und erfolgreichen Einführung beigetragen.

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor war für uns das bewusste Change Management. Mir war es von Anfang an wichtig, dass wir Veränderungen nicht nur auf der Prozessebene anstossen, sondern die Menschen dahinter aktiv einbinden und mitnehmen. Deshalb habe ich grossen Wert darauf gelegt, offen zu kommunizieren und allen auf Augenhöhe zu begegnen.

Ebenso entscheidend war die starke Unterstützung des Managements. Ihr aktives Commitment hat nicht nur die Bedeutung des Projekts unterstrichen, sondern auch die Organisation ausgerichtet und eine reibungslosere, effektivere Einführung ermöglicht.

Durch diese persönliche Begleitung, ein schrittweises Vorgehen und ehrliches, offenes Feedback ist es uns gelungen, Vertrauen aufzubauen und die Umstellung für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten.

🔄 Wie wurde das Bewirtschaftungsteam auf den Wechsel vorbereitet und wie haben die Mitarbeitenden die Umstellung erlebt?

Change Management beginnt nicht erst beim Rollout es fängt viel früher an. Genau deshalb unterstütze ich diesen Prozess mit Schulungen, positiver Energie und meinen eigenen Erfahrungen aus der Praxis. 

Die Trainings waren praxisorientiert, interaktiv und nah an der Realität des Arbeitsalltags gestaltet. Dank der vorbereiteten Aufgaben konnten die Teilnehmenden das Gelernte sofort anwenden. Besonders wichtig war auch, dass von Anfang an klar kommuniziert wurde, an wen man sich bei technischen Fragen oder Unsicherheiten im Umgang mit der Plattform wenden kann.

Natürlich gab es vereinzelt Bedenken, das ist völlig normal. Doch weil wir bewusst Raum für Fragen geschaffen und Gespräche auf Augenhöhe geführt haben, konnte daraus echtes Vertrauen entstehen.

💡 Gab es einen Moment im Projekt, der dir besonders in Erinnerung geblieben ist – positiv oder herausfordernd?

Die gesamte Vorbereitung bis zum Go Live ist herausfordernd, aber auf eine positive Weise. Es gibt viele Deadlines, zahlreiche Änderungswünsche und das ständige Abwägen zwischen ‚Was muss jetzt erledigt werden?‘ und ‚Was kann noch warten?‘ macht es nicht immer einfach. Aber wie gesagt, es ist eine positive Herausforderung. Man entwickelt tolle Freundschaften, freut sich auf die wöchentlichen Sessions, und der Höhepunkt für mich sind natürlich die Schulungen. Weil danach… geht es los!

Wir haben die Schulungen in vier Blöcke unterteilt, jeweils mit 10 bis 15 Teilnehmern. Ein Teilnehmer aus meiner Schulung erwähnte in ironischem Ton, dass er über 50 Jahre alt sei und sich fragte, ob er überhaupt noch an der Schulung teilnehmen dürfe. Irgendwie fand ich das sehr sympathisch und dieser Trainingsblock hat mir besonders gut gefallen. Der Teilnehmer war neugierig, stellte gute Fragen und war offen für die Digitalisierung, das hat mir Freude bereitet. Solche Momente sind für mich besonders wertvoll, weil ich das Gefühl habe, wirklich etwas bewirken zu können. Wenn ich sehe, dass die Teilnehmenden neugierig sind und motiviert starten wollen, weiss ich, dass sich der ganze Aufwand gelohnt hat.

🎯 Was nimmst du aus diesem Projekt mit, für zukünftige Rollouts oder den weiteren Einsatz bei der H&B?

Wenn sich gewohnte Abläufe verändern, brauchen Menschen Orientierung, Vertrauen und die Möglichkeit, sich in ihrem Tempo auf Neues einzulassen. Besonders bei der Einführung neuer Softwarelösungen ist es wichtig, Sicherheit zu vermitteln, klare Ansprechpersonen zu benennen und Raum für individuelle Fragen und Herausforderungen zu schaffen. Was es dafür braucht? Geduld, aktives Zuhören und jede Menge Energie all das bringe ich mit. Und weil ich meinen Beruf mit echter Leidenschaft ausübe, hat mir dieses Projekt besonders viel Freude gemacht.

Die Kombination aus wöchentlichen Sync-Terminen, einem engen Austausch mit dem Projektteam und einer sorgfältig geplanten Trainingswoche war dabei ein Erfolgsfaktor. Diese hat massgeblich dazu beigetragen, das Onboarding von A bis Z erfolgreich zu gestalten.

Doch damit war die Arbeit längst nicht abgeschlossen – Change Management hört nicht mit dem Go-live auf. Wir bleiben weiterhin eng mit der H&B im Austausch, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, flexibel darauf zu reagieren und den Veränderungsprozess langfristig erfolgreich zu gestalten.