FAQ - Die wichtigsten Fragen beantwortet

Tayo ist eine SaaS-Plattform für Immobilien- und Facility Management, die alle operativen Prozesse auf einer einzigen Benutzeroberfläche zentralisiert. Die Lösung umfasst die Verwaltung von Tickets, Arbeitsaufträgen, Dokumenten, Schlüsseln, Eigentümerversammlungen, Wohnungsübergaben sowie Ein- und Auszügen. Darüber hinaus bietet Tayo eigene Portale für Mieter, Eigentümer und Dienstleister – vollständig digitalisiert in einem System.

Die Plattform richtet sich an Immobilienbewirtschafter, Facility Manager, institutionelle Eigentümer, Eigentümerverwaltungen, Mieter und externe Dienstleister, die gemeinsam an Wohn- und Gewerbeportfolios arbeiten.​

Tayo wurde 2017 in der Schweiz gegründet und hat sich seither zu einer der führenden PropTech-Plattformen des Landes für Immobilienmanagement und digitale Zusammenarbeit entwickelt.

Die Tayo Software AG hat ihren Hauptsitz in Lausanne (Schweiz) und ist zusätzlich in Zürich vertreten.

Tayo wird von der Tayo Software AG entwickelt und betrieben – einem Schweizer Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für Immobilien-, Facility- und Asset Management spezialisiert hat. Unser Team vereint Fachwissen aus den Bereichen Softwareentwicklung, Immobilienwirtschaft und Customer Success, um sicherzustellen, dass sich die Plattform kontinuierlich an die Bedürfnisse unserer Kunden anpasst.​

Bei Tayo sind wir überzeugt, dass Technologie Zusammenarbeit vereinfachen sollte. Unsere zentralen Werte sind Transparenz, Vertrauen, Innovation und menschlicher Fortschritt. Unser Ziel ist es, die Immobilienbewirtschaftung intelligenter, effizienter und vernetzter zu gestalten – durch sichere und intuitive digitale Werkzeuge.​

Für Immobilienbewirtschafter vernetzt Tayo alle Beteiligten (Mieter, Eigentümer und Dienstleister) auf einer zentralen Plattform. Die Software automatisiert die Kommunikation, verfolgt Tickets, verwaltet Dokumente und sorgt dafür, dass jeder Prozess transparent, nachvollziehbar und effizient abläuft.​

Eigentümer haben Zugriff auf ein eigenes Eigentümerportal, in dem sie alle relevanten Objektdaten, Dokumente und Kommunikationsverläufe in Echtzeit einsehen können. Diese Transparenz stärkt die Zusammenarbeit und reduziert den manuellen Reporting-Aufwand für Bewirtschafter erheblich.​

Tayo konsolidiert Daten über ganze Immobilienportfolios hinweg und bietet so eine klare Übersicht über Performance, Unterhaltsaktivitäten und Kostenentwicklungen. Durch zentralisierte Dashboards und strukturierte Workflows erhalten Asset Manager mehr Kontrolle und Transparenz über ihre Portfolios.​

Öffentliche Immobilienverwaltungen nutzen Tayo, um Gemeindegebäude, Schulen und Infrastrukturen effizient zu verwalten. Die Plattform stellt die Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG) sicher, unterstützt mehrsprachige Kommunikation und vereinfacht die Arbeitsabläufe zwischen Verwaltungsabteilungen, Mietparteien und Dienstleistern.

Tayo zentralisiert Arbeitsaufträge, Wartungsplanung und Kommunikation zwischen FM-Teams und externen Auftragnehmern. Die Ticketing- und Checklisten-Module ermöglichen es Teams, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und jede Intervention digital zu dokumentieren – alles an einem Ort.

Tayo automatisiert den gesamten Lebenszyklus der Immobilienbewirtschaftung: von der Erfassung und Zuweisung von Tickets über Arbeitsaufträge, Dokumente, Freigaben und Benachrichtigungen – End-to-End, ohne manuelle E-Mail-Verarbeitung.

Ja. Tayo integriert sich mit den wichtigsten ERP-Systemen auf dem Markt, darunter GARAIO REM, AbaImmo, Rimo, SAP, ImmoTop2, Quorum usw., um Stammdaten zu synchronisieren. Tayo lässt sich ausserdem mit weiteren externen Systemen verbinden, wenn dies sinnvoll ist – etwa mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie Kendox, M-Files oder Onbase, sowie mit SSO-Anbietern (Single Sign-On) wie Azure oder Keycloak.

Nein. Tayo ist kein ERP-System. Während ein ERP-System primär für interne Prozesse gedacht ist, konzentriert sich Tayo auf die externe Zusammenarbeit mit Mieter, Eigentümer, Miteigentümer, Hauswarten und Dienstleister. Tayo kommuniziert mit Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen (ECM) typischerweise wie folgt:​

• In regelmässigen Abständen werden Verwaltungsmandate, Gebäude, Stockwerke, Objekte (z. B. Wohnungen, Parkplätze), Mietverträge, Mieter, Hauswarte und Lieferanten aus dem ERP oder Buchhaltungssystem importiert. Dadurch bleibt Tayo immer auf dem neuesten Stand.
• Tayo gibt wiederum Daten an interne Systeme zurück, z. B. Rechnungsflüsse oder Buchungsinformationen. Wenn ein:e Bewirtschafter:in eine Rechnung in Tayo freigibt, wird sie als provisorische Buchung an das Buchhaltungssystem übermittelt. Der/die Buchhalter:in kann anschliessend die Zahlungsbedingungen und -methoden festlegen. In manchen Fällen wird die Rechnung auch an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) weitergeleitet, wenn dies sinnvoll ist z. B. bei Integrationen, bei denen der Freigabeprozess im DMS erfolgt, bevor die Rechnung vom DMS an das ERP-System zur Zahlung übergeben wird

Nein. Tayo ist nicht für die Massenarchivierung von Dokumenten ausgelegt. Für kleinere Immobilienverwaltungen bietet Tayo eine integrierte Basis-Dokumentenverwaltung. Für Kunden, die Tausende oder Zehntausende von Objekten bewirtschaften, lässt sich Tayo mit externen DMS-/ECM-Systemen verbinden, um den richtigen Nutzern die jeweils relevanten Dokumente anzuzeigen.​

Beispiele:

• Anzeige des Mietvertrags für Mieter
• Anzeige der Bewirtschaftungsabrechnung für Eigentümer aus dem Buchhaltungs- oder DMS-System​

Darüber hinaus reduziert Tayo den Posteingang bereits an der Quelle z. B. bei Offerten, Rechnungen oder Mitteilungen an Mieter:innen. So entfällt der Bedarf an teuren Systemen zur Dokumentenerfassung, Texterkennung oder manuellen Postverarbeitung.

Ja. Tayo bietet zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten sowohl für Kunden mit einigen Dutzend als auch mit mehreren zehntausend Verwaltungsobjekten.

Beispiele:

• Individuelle Einstellungen für die Bearbeitung von Tickets, Offerten und Rechnungen.
• Definition von Freigabegrenzen und Sortierregeln für jede Verwaltungseinheit.
• Tayo ist White-Label-fähig – mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrem Markenauftritt

Wir glauben an die freie Wahl des Kommunikationskanals. Ein „Kanal“ ist der Weg, über den Nutzencdn mit Tayo interagieren – oft, ohne es bewusst zu merken. Beispielsweise kann ein:e Mieter:in oder Dienstleister:in, der/die sich nicht einloggen möchte, einfach per E-Mail kommunizieren. E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen direkte Antworten, wodurch ein zweiseitiger Dialog entsteht – ohne Login. Dies ist nur ein Beispiel: Tayo nutzt eine Vielzahl von Kanälen und erweitert seine Funktionen kontinuierlich, um Nutzer:innen bestmöglich zu unterstützen.​

Ja. Viele Dienstleister senden Offerten oder Rechnungen ausschließlich per E-Mail oder über andere Kanäle. Dank der API-Dokumentation (E-Mail-Parsing, REST-Webservices) kann sichergestellt werden, dass etwa eine Offerte dem richtigen Objekt zugeordnet wird. Natürlich stehen den Nutzer:innen, die sich einloggen, erweiterte Funktionen und Ansichten zur Verfügung.

Ja. Dienstleister erhalten eigene Zugänge und können Arbeitsaufträge direkt in der Plattform annehmen, bearbeiten und abschließen. So entsteht volle Transparenz zwischen allen Beteiligten – ganz ohne E-Mail-Hin- und Herschicken.

Ja. Die Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt. Updates erfolgen laufend auf Basis der Produkt-Roadmap und des strukturierten Kundenfeedbacks.

Nein. Tayo ist eine vollständig webbasierte SaaS-Plattform, die in der Schweiz (AWS Europe – Region Zürich) gehostet wird. Alle Updates, Wartungen und Backups erfolgen automatisch – ohne Installation oder lokale Serverinfrastruktur.

Ja. Tayo unterstützt mehrere Nutzerrollen (z. B. Bewirtschaftende, Eigentümer, Facility Manager, Mietende), die parallel in der Plattform arbeiten können. Jede Rolle verfügt über eigene Berechtigungen und eine angepasste Benutzeroberfläche, um Informationsüberlastung zu vermeiden und den Datenschutz zu gewährleisten.

Nutzende mit mehreren Rollen können einfach zwischen ihren Rollen wechseln (z. B. zwischen Bewirtschafter und Eigentümer) – ohne doppelten Login. Jeder Kontext behält seine eigene Datenansicht und entsprechende Zugriffsrechte.

Bei Tayo ist Datenschutz ein zentraler Bestandteil der Plattformarchitektur. Alle sensiblen Informationen – darunter Mieter-, Immobilien- und Finanzdaten – werden durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (TLS 1.2 oder höher) während der Übertragung und durch Verschlüsselung im Ruhezustand gesichert. Der Zugriff auf Produktionsumgebungen wird streng kontrolliert – mithilfe einer rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer:innen Daten einsehen oder verändern können.

Das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) von Tayo, zertifiziert nach ISO 27001, regelt sämtliche Aspekte des Sicherheitsbetriebs – von Change Management und Risikobewertung bis hin zu Incident Response. Darüber hinaus überwachen automatisierte Monitoring- und Alarmsysteme alle administrativen und sicherheitsrelevanten Aktivitäten in Echtzeit. Regelmäßige Schwachstellenanalysen, externe Penetrationstests und Code-Reviews gewährleisten, dass die Plattform auch bei Weiterentwicklungen sicher bleibt. Unser Ansatz geht über reine Compliance hinaus – er ist ein proaktives Bekenntnis, das wertvollste Gut unserer Kund:innen zu schützen: Vertrauen.

Ja. Tayo ist vollständig konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle Daten werden innerhalb von AWS-Umgebungen in der Schweiz und nach EU-konformen Standards gehostet, wodurch gewährleistet ist, dass Informationen nie ausserhalb zugelassener Rechtsräume verarbeitet oder gespeichert werden.

Wir folgen den AWS Best Practices in Bezug auf Netzwerksegmentierung, Firewall-Schutz und redundante Backups, um Datenverfügbarkeit und -integrität sicherzustellen. Unser Compliance-Framework wird im Rahmen der ISO-27001-Zertifizierung regelmässig auditiert. Dazu gehören Überprüfungen der Betriebskontinuität (Business Continuity), der Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) sowie des Lieferantenmanagements, um sicherzustellen, dass alle Partner denselben hohen Sicherheitsstandards folgen.

Kurz gesagt: Tayo erfüllt sämtliche Schweizer Hosting- und Datenschutzanforderungen und bietet Kund:innen eine sichere, souveräne und transparente Infrastruktur.

Alle Tayo-Daten werden auf Amazon Web Services (AWS) in der Schweiz gehostet, in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren der AWS Europe (Region Zürich). Diese Einrichtungen erfüllen die höchsten internationalen Standards für physische und infrastrukturelle Sicherheit und sind nach ISO 27001, SOC 1/2/3 sowie ISO 22301 zertifiziert.

Durch das Hosting in der Schweiz stellt Tayo sicher, dass alle Informationen dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) unterliegen und innerhalb der Schweizer Rechtshoheit bleiben – und somit Datenhoheit und regulatorische Konformität gewährleistet sind.

Im Gegensatz zu fragmentierten Tools und endlosen E-Mail-Ketten bündelt Tayo alle Module und Beteiligten auf einer zentralen Plattform. Dadurch werden Doppelarbeiten reduziert und Medienbrüche zwischen Systemen eliminiert, was die Effizienz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse erheblich verbessert.

Das integrierte Ticketing-System zentralisiert die gesamte Kommunikation und Aufgabenverwaltung zwischen Mieter, Immobilienbewirtschafter und Dienstleister. Anfragen (z. B. Reparaturen oder allgemeine Fragen) werden automatisch erfasst, priorisiert und der zuständigen Person zugewiesen.

Jedes Ticket enthält eine vollständige Kommunikationshistorie, Anhänge sowie eine Statusverfolgung, wodurch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verantwortung über den gesamten Prozess hinweg gewährleistet sind.​

Ja. Tayo integriert Lösungen für digitale Signaturen, die es ermöglichen, Dokumente sicher und rechtsgültig online zu unterzeichnen und zu versenden gemäss den rechtlichen Standards der Schweiz und der EU.

Mit der Funktion für digitale Wohnungsübergaben können Immobilienbewirtschafter Wohnungsabnahmen direkt vor Ort mithilfe eines Tablets oder Laptops durchführen.​

Fotos, Notizen und Unterschriften werden digital erfasst, und ein Übergabeprotokoll wird automatisch generiert – vollständig nachverfolgbar und sicher in Tayo gespeichert.

Ja. Tayo verfügt über Analyse-Dashboards und individuell anpassbare Berichte, die Einblicke in operative Effizienz, offene Tickets, Kommunikationsaktivitäten und Systemnutzung bieten.

Diese visuellen Dashboards helfen, Trends zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Alle Daten, einschliesslich Mieterinformationen, Dokumente und Kommunikationsverläufe, werden in einer zentralen, strukturierten Datenbank verwaltet.

Zugriffsrechte werden über rollenbasierte Berechtigungen gesteuert, sodass jeder Nutzer nur relevante Informationen sieht.

Die nach ISO 27001 zertifizierten Prozesse von Tayo gewährleisten Datenintegrität, Sicherheit und Compliance.

Während die Einführung von Tayo bei Dienstleistungsunternehmen schnell und einfach erfolgt, ist die Nutzung durch Mieter oder Miteigentümer meist ein schrittweiser Prozess.​

Für alle wichtigen Funktionen – wie Arbeitsaufträge und Mitteilungen – bietet Tayo daher die Möglichkeit, Papier als zusätzlichen Kommunikationskanal zu verwenden.

Beispielsweise kann bei einem Gebäude mit 30 Mietern, von denen 20 eine gültige E-Mail-Adresse besitzen, die Plattform automatisch vorschlagen, die verbleibenden 10 Mitteilungen als Brief zu drucken und postalisch zu versenden.​

Der Support steht in Deutsch, Französisch und Englisch zur Verfügung.

Die Preisgestaltung erfolgt pro verwaltetem Objekt und hängt von den gewählten Modulen ab. Detaillierte Informationen finden Sie im Abschnitt Preise – gerne besprechen wir diese auch direkt mit Ihnen.

Ja, unbedingt. Wir fördern aktiv das Feedback unserer Nutzenden. 

Tayo verfügt über ein integriertes Feedback Center, in dem Sie Ideen einreichen, für Vorschläge abstimmen oder Probleme direkt in der Plattform melden können. So können wir das Produkt kontinuierlich anhand realer Nutzungserfahrungen weiterentwickeln.​

Das Onboarding bei Tayo folgt einem klaren und kollaborativen Ansatz, der individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation abgestimmt ist. 

Jedes Projekt beginnt mit einem Kick-off-Workshop, in dem Ziele und Erfolgskriterien definiert werden. Anschliessend folgen geführte Einrichtungssitzungen, in denen wir Ihre Umgebung gemeinsam konfigurieren. 

Unser Customer-Success-Team begleitet Sie während des gesamten Prozesses und stellt sicher, dass Ihr Team sich von Beginn an sicher und gut vorbereitet fühlt.

Die Dauer der Implementierung hängt von Ihren Daten, Ihrer Systemumgebung und den ausgewählten Modulen ab.

Bei den meisten Kunden ist Tayo innerhalb von 6 bis 10 Wochen vollständig einsatzbereit, während kleinere Organisationen häufig schneller live gehen.​

Unser Ziel ist ein reibungsloser und gut getakteter Rollout, der sich am Tempo Ihres Teams orientiert – kein überhasteter Go-Live.

Ja. Schulungen sind fester Bestandteil jedes Onboardings. Wir bieten praxisorientierte Trainings vor Ort an. Unser Ziel ist es, dass Ihr Team nicht nur weiss, wie Tayo funktioniert, sondern auch versteht, welchen konkreten Nutzen es daraus ziehen kann.

Ja, selbstverständlich. Wir empfehlen ausdrücklich eine Testphase vor dem unternehmensweiten Einsatz.

Sie können mit einer begrenzten Anzahl von Objekten oder Benutzer starten, Feedback sammeln und die Konfigurationen optimieren, bevor Sie vollständig live gehen.​

In den meisten Fällen passt sich Tayo an Ihre bestehenden Abläufe an – nicht umgekehrt. Viele Kunden nutzen das Onboarding jedoch als Gelegenheit, ihre internen Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. 

Unser Team hilft Ihnen, das richtige Gleichgewicht zwischen digitaler Effizienz und operativer Realität zu finden.​

Nein. Updates sind evolutionär, nicht disruptiv. Neue Funktionen sind intuitiv und ergänzen bestehende Arbeitsabläufe. 

Bei grösseren Änderungen erhalten Sie klare Release Notes oder falls gewünscht kurze Mikro-Schulungen.