L’assemblée générale de copropriété est l’organe le plus important d’une communauté de copropriétaires. C’est là que sont prises les décisions qui assurent la valeur du bien et qui régissent la vie commune. Pour qu’elle se déroule de manière efficace, équitable et conforme au droit, une bonne préparation est essentielle. Envoyer les convocations, établir l’ordre du jour et rassembler les documents en amont constitue la base d’une assemblée réussie.
1. Envoyer la convocation à temps et correctement
Une assemblée commence bien avant sa date – par l’envoi de la convocation.
- Respecter les délais : pour la première convocation, il n’existe pas de délai légal, mais un préavis raisonnable est indispensable. Pour une deuxième assemblée, la loi impose un délai minimum de dix jours. De nombreux règlements prévoient des délais plus longs.
- Vérifier les destinataires : tous les copropriétaires doivent être contactés. En cas d’indivision, la convocation doit être adressée à toutes les parties concernées.
- Inclure l’ordre du jour : seuls les points correctement inscrits à l’ordre du jour peuvent faire l’objet de décisions valides. Négliger ce point peut entraîner des contestations ultérieures.
2. Rédiger un ordre du jour clair et précis
L’ordre du jour est le cœur de la convocation. Il détermine les sujets sur lesquels l’assemblée peut statuer.
- Formuler les thèmes de manière aussi concrète que possible pour éviter des débats inutiles.
- Pour les projets importants (par ex. rénovations, investissements), joindre les documents ou devis.
- Des formulations floues entraînent rapidement des conflits, surtout si les copropriétaires ont des attentes différentes.
3. Joindre les documents pertinents
Une convocation sérieuse doit être accompagnée de toutes les annexes nécessaires, par exemple :
- Comptes annuels et budget
- Rapport de l’administration
- Aperçu du fonds de rénovation
- Devis pour les travaux prévus
- Propositions de modification du règlement
Des documents complets créent de la transparence et raccourcissent les discussions lors de l’assemblée.
4. Organiser les procurations à l’avance
Beaucoup de copropriétaires ne peuvent pas être présents. Il est donc essentiel de rappeler à temps l’importance des procurations.
- Joindre un formulaire type ou proposer une solution numérique.
- Vérifier que toutes les procurations soient disponibles avant l’ouverture de l’assemblée.
- Ainsi, chaque voix compte, même en cas d’absence.
5. Le règlement comme livre de règles
Vivre en copropriété signifie vivre ensemble. Comme dans toute communauté, il faut des règles claires. Elles se trouvent dans le règlement, parfois complété par un règlement intérieur.
- Utilisation des droits particuliers (p. ex. parkings, jardins)
- Répartition des coûts pour les installations communes
- Dispositions concernant la convocation, le déroulement et les votes
- Rôle de l’administration et procédures de règlement des conflits
👉 Tenir compte du règlement dès la préparation réduit le risque de conflits et garantit un déroulement harmonieux.
6. Clarifier à l’avance le déroulement et les modalités de vote
En principe, chaque copropriétaire dispose d’une voix. Des règles spécifiques peuvent toutefois être prévues dans le règlement.
- En cas d’égalité, une impasse peut survenir. Un bon règlement prévoit alors une solution claire (p. ex. voix prépondérante du président ou de l’administration).
- Cette règle est cruciale, notamment dans les petites communautés avec un nombre pair de votants.
Vérifier ces modalités à l’avance permet d’éviter les mauvaises surprises le jour de l’assemblée.
7. Ne pas négliger l’organisation pratique
Au-delà des aspects juridiques et organisationnels, les détails pratiques jouent un rôle important :
- Réservation de la salle : vérifier à temps que l’espace est adapté.
- Technique : tester projecteur, micros ou outils en ligne si des présentations ou des votes numériques sont prévus.
- Liste des participants : une liste préparée facilite l’enregistrement des présences et des quotes-parts.
Conclusion
Une assemblée de copropriétaires réussie commence bien avant le jour J. Convocations envoyées tôt, ordre du jour précis, documents complets et organisation pratique sont la clé d’un déroulement efficace.
Ainsi, ce rendez-vous obligatoire devient un processus transparent et sûr et la préparation, un véritable facteur de succès pour toute la communauté.
