Dans un environnement immobilier de plus en plus complexe et exigeant, les propriétaires institutionnels font face à un défi de taille : piloter efficacement un parc immobilier vaste et hétérogène tout en laissant aux régies locales l’autonomie nécessaire pour gérer au quotidien.
Entre gouvernance rigoureuse, optimisation financière, qualité de service et responsabilités ESG, ces propriétaires doivent composer avec des enjeux multiples — souvent contradictoires — dans un contexte où les exigences réglementaires et sociétales ne cessent de croître.
Une gestion éclatée, source d’incohérences et de silos
Lorsqu’un portefeuille est confié à plusieurs régies, parfois dans des cantons différents, les risques se multiplient :
- Silos d’information,
- Procédures non homogènes,
- Manque de traçabilité sur les actions et décisions,
- Difficulté à comparer les performances entre partenaires.
Cette fragmentation nuit à la vision d’ensemble, mais aussi à la capacité à piloter efficacement : les décisions se basent sur des données incomplètes ou disparates, et il devient difficile d’évaluer la qualité du service fourni aux locataires, le respect des délais ou encore l’atteinte des objectifs ESG.
Une gouvernance exigeante, mais adaptable
Les propriétaires institutionnels ne cherchent pas à micro-manager les régies. Leur objectif est de garantir un cadre clair et équitable, dans lequel chacun comprend son rôle, ses responsabilités, et les attentes associées.
Ils doivent pouvoir :
- Définir des règles de gestion harmonisées,
- Suivre leur application sans alourdir les processus,
- Valoriser les régies performantes tout en identifiant les axes d’amélioration.
Autrement dit, encadrer sans brider, et faire de la collaboration avec les régies un levier de performance plutôt qu’une contrainte.
Exploiter les données pour éclairer les décisions
Les données constituent aujourd’hui un puissant levier de pilotage : à condition d’être fiables, comparables, et accessibles.
Les propriétaires ont besoin de :
- Mesurer les délais de traitement des incidents,
- Suivre la réactivité des fournisseurs,
- Comparer les performances des régies,
- Analyser les budgets consolidés.
Avec les bons outils, ces données deviennent un véritable tableau de bord décisionnel, au service de la performance globale du parc.
Répondre aux exigences ESG de manière concrète
Enfin, les objectifs ESG imposent aux propriétaires une gestion plus structurée, transparente et responsable.
- Sur le plan environnemental, il s’agit de suivre les consommations, d’optimiser la maintenance et de faire appel à des prestataires responsables.
- Sur le plan social, d’offrir un service de qualité et équitable aux locataires.
- Sur le plan de la gouvernance, de garantir une gestion traçable, équitable et conforme.
Or, sans une base de données fiable, sans processus harmonisés, ces objectifs restent souvent théoriques.
Les plateformes digitales entre centralisation stratégique et autonomie opérationnelle
Le recours à des plateformes digitales est de plus en plus considéré comme une approche permettant d’améliorer la capacité de pilotage des propriétaires institutionnels face à des structures de gestion décentralisées. L’objectif n’est pas tant d’exercer un contrôle total que de rendre les processus plus transparents et comparables, sans pour autant limiter la responsabilité opérationnelle des acteurs locaux.
Des solutions comme Tayo visent à poser les bases d’une évaluation continue rather than systématique de la performance et d’une gouvernance conforme aux critères ESG, grâce à une centralisation des données, des flux de communication structurés et des processus uniformisés.
En pratique, le succès de ces solutions dépend fortement de l’adhésion des régies, de la qualité des données et de l’intégration aux systèmes existants.
Un facteur de réussite critique réside dans l’équilibre entre standardisation et flexibilité – en particulier dans des portefeuilles hétérogènes aux modèles de gestion variés.
